Alt, hvad du skal bruge for at komme godt i gang med udvælgelsesprocessenNordisk vejledning om køb af HR-systemer

dk-buyersguide-2019-screenshot-shadow

Indledning

Hvis du har downloadet denne vejledning, befinder din virksomhed sig sandsynligvis i en proces, som går ud på at ændre jeres måde at arbejde på. Uanset hvor langt du er nået på egen hånd, har vi fuld forståelse for, at det kan være overvældende, og at der findes masser af modstridende oplysninger. Vi vil derfor gerne hjælpe dig med at komme sikkert gennem denne proces.

Når der er blevet taget en beslutning om at undersøge mulighederne for at implementere et nyt HR-system – eller indføre et digitalt system for første gang – kan det være svært at vide, hvor man skal starte. Måske har du en masse spørgsmål, eller måske ved du stadig ikke, hvilke spørgsmål du skal stille.

Kan denne vejledning hjælpe mig?

Denne vejledning er skrevet primært til dig der:

  • arbejder med HR i en organisation, som har sit hovedsæde eller en væsentlig tilstedeværelse i Norden
  • er ret overbevist om, at et HR-system vil være en fordel for din virksomhed, men du er usikker på, hvordan du kommer i gang
  • leder efter et system, som kan understøtte dine virksomheds- og HR-mæssige behov, men ikke er sikker på, hvilke behov det er, eller hvordan du skal definere dem
  • ønsker en løsning, der tilfører værdi på kort- og på langt sigt, , efterhånden som I vokser og udvikler jer.

Hvad omfatter denne vejledning?

Der er flere ting, som det kan være en fordel at kende til, inden du går i gang, og som kan spare dig for en masse tid, kræfter og bekymringer på vejen til dit mål om at digitalisere din virksomheds HR-processer helt eller delvist. Denne vejledning har til formål at afmystificere en del af processen og give dig et godt udgangspunkt. Vi gennemgår:

  • Hvad et HR-system er
  • Hvorfor har man brug for et HR-system
  • Hvordan du indfører et HR-system i din organisation
  • Hvordan du laver en business case
  • De næste skridt, når du har fået OK til at gå videre
  • Hvordan du vælger en løsning og en leverandør

erp-screen

Hvorfor er dette en vejledning til nordiske købere?

Når du har identificeret virksomhedens behov og fået opbakning fra ledelsen, skal du finde en leverandør, som forstår og understøtter din organisations kultur og værdier. Den slags varierer fra organisation til organisation, men vi ved, at nordiske organisationer har en hel del fælles arbejdsmetoder, værdier og idealer på trods af den utroligt brede vifte af brancher, der er repræsenteret i denne region. Denne vejledning er skræddersyet til nordiske organisationer, uanset om du arbejder lokalt i Danmark, Norge, Sverige eller har hovedsæde i regionen og en global tilstedeværelse.

Hvad er et HR-system?

Hver organisation har sine metoder til at håndtere HR-processer – fra papir og regneark til omfattende softwareløsninger. Når vi taler om HR-systemer i denne vejledning, mener vi dog en digital løsning, som kan:

  • understøtte jeres måde at administrere folk på i organisationen
  • mindske jeres tidsforbrug på rutineopgaver og
  • hjælpe jer med at nå jeres virksomhedsmål

Hvorfor har man brug for et HR-system?

Ligesom mange andre virksomhedsfunktioner har HR forandret sig markant i de seneste år. Fokus er flyttet fra administrative rutineopgaver til mere strategiske opgaver. Nøglen til denne omstilling er anvendelige og pålidelige data, som man kun kan få adgang til ved at have et HR-system. Når denne type system samtidig automatiserer en lang række administrative rutineopgaver, giver det mere tid til at fokusere på værdifuldt strategisk arbejde.

Organisationer i kraftig vækst vil ofte have svært ved at håndtere de mange nye medarbejdere, hvis de ikke har et digitalt system til at administrere dem. Disse udfordringer vil gå ud over organisationens evne til at tiltrække og fastholde talenter. Derudover forventer mange medarbejdere og jobsøgende i dag, at deres arbejdsplads giver dem adgang til selvbetjeningsløsninger, som vi kender det fra netbank og nemid.

En organisation, der giver sine medarbejdere adgang til digitale selvbetjeningsløsninger, vil sandsynligvis blive betragtet som en moderne og fremsynet arbejdsgiver. Et system, der kan administrere rutineprægede processer per automatik og give medarbejderne indblik og kontrol, kan have en positiv indvirkning på både medarbejdernes engagement og jeres evne til at tiltrække og fastholde talenter.

Derudover efterspørger it-afdelinger og systemadministratorer i stadig stigende grad HR-masterdata af høj kvalitet med henblik på administration af adgangsrettigheder. Fejl i softwarelicenser på grund af forældede medarbejderoplysninger kan koste tusindvis af kroner og spilde værdifulde medarbejderressourcer, som skal bruges på at rette data.

Når I evaluerer HR-systemer, skal I være opmærksomme på, hvad alle disse faktorer betyder for jeres organisation, og hvor de vil have størst værdi.

Udtryk, som I kan støde på

I jeres research af forskellige HR-softwareløsninger vil I sandsynligvis støde på mange forskellige udtryk og forkortelser, og det kan være svært at vide, hvad de dækker over og hvad forskellen er.

Her er en enkel vejledning til de mest udbredte udtryk, og hvad de betyder.

Human Capital Management (HCM)

Udtrykket Human Capital Management (HCM) dækker det fulde spektrum af rutiner og processer, der anvendes til at administrere individerne i en organisation. Et HR-system skal understøtte jeres HCM-praksisser og gøre jer i stand til at nå jeres organisationsmæssige mål uden at stille hindringer i vejen for jer.

Selvom det er HR-medarbejderne, der har ansvaret for at opretholde de processer, der ligger til grund for HCM, er det ledere på alle niveauer, der har ansvaret for at etablere og eksekvere dem. Dermed påvirker HCM altså hele organisationen og bidrager til dens succes. Kernen i en organisations HR-praksisser er et effektivt HR-system.

Selvom der er mange forskellige holdninger til, hvilke processer og funktioner der hører til HCM, er der som regel enighed om, at udtrykket refererer til:

  • Rekruttering
  • Onboarding og offboarding
  • HR-masterdata
  • Talentstyring
  • Kursusadministration
  • Fraværsstyring
  • Medarbejderundersøgelser
  • Håndtering af godtgørelser

Andre processer, der også kan betragtes som en del af HCM, er planlægning af arbejdsstyrken, ressourceplanlægning, tidsstyring, rejseudgifter og lønadministration.

HR-system, HRMS eller HRIS?

HR-systemer omtales nogle gange som Human Resource Management Systems (HRMS), Human Resource Information Systems (HRIS) eller HCM-systemer. Disse udtryk anvendes stort set synonymt, selvom nogle vil hævde, at det ene eller det andet udtryk refererer til specifikke systemer eller dele af systemer.

Eftersom mange moderne HR-softwareløsninger er modulbaserede og kan tilpasses eller anskaffes lidt efter lidt, kan en og samme løsning adskille sig markant fra organisation til organisation. For at være konsekvente og skabe så lidt forvirring som muligt vil vi i denne vejledning holde os til udtrykket "HR-system".

Vi betragter et HR-system som en digital løsning, der hjælper din organisation med at nå sine organisationsmæssige mål gennem administration af HR-processer.

Talent Management (TM)

Talent Management (eller talentstyring) er den del af de organisatoriske processer i HCM, der fokuserer på individer, nærmere bestemt hvordan en organisation tiltrækker, udvikler, motiverer og fastholder dygtige medarbejdere. Formålet med TM-principperne er at understøtte udviklingen af en dynamisk, bæredygtig og præstationsmindet organisation, som er gearet til at nå sine mål.

Talent Management består overordnet af:

  • Løbende præstationsstyring
  • Medarbejdersamtaler
  • 360-graders feedback
  • Kompetence
  • Faglig udvikling og kurser
  • Efterfølgerplanlægning
  • Lønforhandlinger

Talent Management handler om at etablere processer og tiltag, som kan bidrage til at ansætte den rigtige person i den rigtige stilling på det rigtige tidspunkt. Det vil gøre teamet og, i større skala, hele organisationen i stand til at vokse og få succes.

Et HR-system, som understøtter Talent Management, bidrager til at optimere organisationen ved at automatisere processer og gemme data i ét samlet system, hvilket forenkler rapportering og integration med andre områder inden for HCM.

Kom godt i gang med at indføre et HR-system i organisationen

Definer jeres mål og formål

Den bedste måde at komme i gang på er at få et tydeligt billede af, hvad I ønsker at opnå, for eksempel hvilke problemer eller udfordringer der skal løses.

Formålet med det nye HR-system kan være at forbedre produktiviteten og effektiviteten, at udarbejde fælles rutiner og processer eller at håndtere hastig vækst. Det er vigtigt, at du finder en løsning, der opfylder jeres unikke behov. Det fører os til det næste trin:

Identificer jeres behov

Tænk over, hvad der var katalysatoren for beslutningen om at skabe forandring. Hvis du kan sætte fingeren på de områder, hvor jeres eksisterende system er utilstrækkeligt, eller hvor der er muligheder for automatisering, kan du bedre vurdere, hvor du skal starte. Husk: I behøver ikke at ændre alt på én gang. Afhængigt af hvor mange ressourcer I har til rådighed, kan det være en god idé at starte med at prioritere kernefunktionerne i HR, fx HR-masterdata og onboarding.

Et HR-system, som er tilpasset jeres organisation, vil ikke kun skabe værdi for HR, men også for ledelsen, it-afdelingen, økonomiafdelingen og ikke mindst medarbejderne. Derfor er det en god idé at undersøge, i hvor høj grad de evaluerede systemer kan tilpasses eller anskaffes i moduler, så systemet kan udbygges.

Strategisk og taktisk tænkning

For at finde en løsning, der passer til jeres organisation, er I nødt til at have styr på jeres egne strategier og mål. Følgende spørgsmål kan hjælpe jer med jeres overvejelser og planlægning:

Strategiske spørgsmål Tactical questions
Hvad er organisationens mål? Hvordan tilfører de eksisterende HR-processer værdi til organisationen i dag? Hvilke processer skaber problemer?
Hvad skal HR gøre nu og i fremtiden for at opfylde disse mål? Hvordan kan vores processer strømlines yderligere?
Hvilken rolle skal ledelsen og medarbejderne spille i udførelsen af de relevante HR-processer? Hvilke trin i processen, som eventuelt udføres manuelt i dag, kan elimineres, og hvilken effekt vil det have?
Hvilke interessenter skal involveres (og hvornår) for at sikre, at I forstår det fulde omgang af jeres kerneprioriteringer og interesser? Hvilke integrationer og dataflows eksisterer i dag? Bruger vi et HRIS- eller et ERP-system, som skal kunne interagere med HR-systemet?
Hvad er de kritiske succeskriterier for softwaren og det endelige resultat? Hvor skal HR-masterdataene gemmes for at kunne fungere som primær informationskilde?
  Hvem bruger data og rapporter i dag, og hvor kommer dataene fra?

Tal med leverandører

I behøver ikke at have hele jeres business case på plads, inden I begynder at kontakte leverandørerne. Faktisk er der god grund til at kontakte leverandørerne, mens I er i gang med jeres overvejelser og planlægning. Leverandørerne har stor erfaring med at arbejde med mange forskellige virksomheder, og de kan hjælpe jer med at identificere udfordringer og komme med løsningsforslag. En god leverandør vil gennemgår de forskellige dele af deres løsning sammen med jer og hjælper jer med at se potentialet på områder, som I slet ikke havde tænkt på endnu.

En anden fordel ved at kontakte leverandørerne tidligt i processen er, at det vil give jer en fornemmelse af, hvordan det vil være at samarbejde med dem i fremtiden, og om deres virksomhedskultur matcher jeres. En leverandør, der udviser en ægte interesse i at hjælpe jer med at lykkes og nå jeres mål, er fleksibel i sin tilgang og hurtigt vender tilbage med svar på jeres spørgsmål, kan vise sig at være en god partner på længere sigt.

I kan også vælge at få et uafhængigt rådgivningsfirma til at hjælpe jer med processen, for eksempel HerbertNathan, Deloitte, KnowIt, PWC etc.

Få ledelsen med om bord

Som HR-medarbejder vil du sandsynligvis have et bedre indblik i behovet for, og fordelene ved, et moderne HR-system end andre i din organisation. Men det er en forandring, som kommer til at påvirke alle, og de har brug for din hjælp til at guide dem igennem den. Den rigtige løsning har trods alt potentiale til at forenkle de daglige opgaver på alle niveauer, tiltrække de dygtigste medarbejdere, øge medarbejderengagementet og forbedre bundlinjen. Hvis du involverer ledelse, mellemledere, it-afdeling og medarbejdere tidligt i processen, kan det bidrage til en afstemning af forventningerne og skabe en positiv indstilling til de kommende forandringer.

IT er din nye bedste ven

Når man skal indføre en digital HR-løsning, bør man naturligvis involvere IT-afdelingen af praktiske og indkøbsmæssige årsager, og systemadministratorer, datasikkerhedseksperter og andre IT-folk kan faktisk blive dine mest loyale støtter. IT-folk er ved at få øjnene op for, at gode HR-data kan gøre deres arbejde nemmere. Hjælp dem med at forstå, hvordan de kan drage fordel af systemet i forhold til administration af adgangsrettigheder og integration med andre løsninger.

De fleste organisationer benytter sig af flere forskellige cloud- eller SaaS-løsninger, og mange af dem opkræver en afgift pr. bruger – ofte uden at skelne mellem aktive og inaktive brugere. Det betyder, at tidligere medarbejdere og fejlagtige eller inaktive brugere, som ikke har fået inddraget deres adgang til tjenester, kan koste en virksomhed tusindvis af kroner.

Sikkerheden i den enkelte tjeneste kan også give problemer. Hvis en cloud- eller SaaS-løsning, som din virksomhed indfører, ikke har tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger, kan et enkelt angreb resultere i tab af data, tyveri af medarbejderidentiteter og store bøder for ikke at overholde persondataforordninger som GDPR.

Løsningen er et HR-system, som håndterer disse udfordringer automatisk. Når flowet af licenseringsdata vedrørende SaaS- og cloud-tjenester kontrolleres af et centralt, præcist og sikkert HR-masterdatasystem, kan man automatisere opgaver som inddragelse eller ændring af adgangsrettigheder, for eksempel når medarbejdere holder op eller får en ny rolle.

IT-folk, som forstår disse fordele, vil være ivrige fortalere for din plan om at indføre et digitalt HR-system i organisationen.

Sådan opbygger du en business case om et nyt HR-system

Med alt det ovenstående in mente er din næste opgave at opbygge en stærk business case for denne forandring ved at fremlægge stærke argumenter med udgangspunkt i de faktorer, som har størst sandsynlighed for at overbevise ledelsen.

process-icons

Når man skriver en business case for at få opbakning fra beslutningstagere, er der nogle centrale punkter, som skal adresseres. Det er dem, som de fleste ledere på højt niveau vil basere deres beslutning på, uanset hvad dit forslag går ud på. Ved at tydeliggøre hvordan dit forslag vil påvirke disse punkter, øger du sandsynligheden for, at du kan få den nødvendige støtte.

  1. Direkte værdi
    De fleste ledere vil fastholde eller øge salget af virksomhedens produkter eller tjenester. Din business case skal skitsere, hvordan det foreslåede HR-system vil forbedre jeres processer og resultere i vækst, og hvor der er potentiale for at sænke omkostningerne ved eks.vis fastholdelse af medarbejdere, hurtigere onboarding af nye medarbejdere, rekruttering etc.
  2. Markedsandele
    Hvis du er i en ung virksomhed med ambitiøse vækstplaner, vil ledelsen sandsynligvis prioritere markedsandele frem for lavere omkostninger. Vis, hvordan den foreslåede løsning vil professionalisere organisationen, gøre det nemmere at skaffe nye kunder og øge omsætningen f.eks. igennem performance management og personlige KPI’er.
  3. Risikostyring
    Dine ledere vil vide, hvilke fordele og risici digitalisering indebærer. Du er nødt til at vise, hvordan din løsning vil mindske de risici, som organisationen står over for i dag, for eksempel efterlevelse af GDPR eller håndtering af adgangsrettigheder.
  4. Kvalitet
    Produkter og tjenester af ringe kvalitet medfører store omkostninger i form af udskiftning, overtidsarbejde, håndtering af afvigelser m.m. Derudover risikerer I at miste kunder og få dårlig omtale. Vis, hvordan din løsning kan adressere og afhjælpe kvalitetsproblemer.
  5. Leveringsevne
    I mange tilfælde bruger man unødvendigt meget tid og energi på at sikre, at de aftalte leverancer leveres til tiden. Synliggør, hvordan din foreslåede løsning kan reducere problemer og omkostninger i forbindelse med brandslukning, omprioriteringer, krisemøder med kunder etc.
  6. Ry
    Ledelsen går meget op i virksomhedens ry, og hvordan den kan blive påvirket af for eksempel negativ omtale eller retssager. Vis, hvordan virksomheden kan blive bedre til at overholde love og regler og undgå strafferetslige tiltag.

Når du har fået grønt lys

Hvis dit forslag var en succes, og du har fået opbakning fra ledelsen, er det på tide at gå videre med at udvælge en leverandør. Det betyder, at du skal i gang med at forberede dig. Inden du udarbejder din endelige liste med kandidater og begynder at holde møder med leverandører, er du nødt til at tage dig tid til at stille nogle vigtige spørgsmål.

Valget af det rigtige HR-system kræver god planlægning. De virksomhedsmæssige indvirkninger og konsekvenser er mindst lige så vigtige som valget af selve teknologien.

Vigtige punkter

Hav styr på dit mål, dit formål og din vision, hvad du vil opnå for din organisation, og hvilke problemer det valgte system skal løse. Den rigtige leverandør skal være i stand til at støtte jeres vision.

Der kan gå lang tid, fra du går i gang med at finde et HR-system, og til kontrakten er underskrevet. Du skal forvente, at det kan tage op til 12 måneder, men det kan også tage endnu længere tid – det afhænger af jeres behov, og hvor mange løsninger I kigger på. Det lyder måske som en overdrivelse, men det tager tid at definere jeres udvælgelseskriterier, kortlægge dem i forhold til de forskellige løsninger og træffe en beslutning. De virksomheder, der har taget sig god tid, fortæller os, at det er svært at bevare tålmodigheden, men at det betaler sig i længden.

Når du er tilfreds med udvælgelseskriterierne, kan du udarbejde en liste med behov og en beskrivelse af fremtidige HR-processer, som du kan vise de leverandører, som du inviterer til at deltage i jeres proces. Vi anbefaler, at du holder dig til en kort liste med leverandører (maks. fem), og at du beder om referencer, inden du booker salgsmøder og demonstrationer. Det giver dig et godt indtryk af, hvad leverandørerne kan tilbyde – og hvordan de er at arbejde med – inden du hører deres salgsargumenter.

Tænk langsigtet og holistisk, og sørg for, at den organisationsmæssige strategi er udgangspunktet for de ændringer, du vil foretage. Overvej, hvordan organisationen skal se ud, når processen er bragt til ende, i stedet for at fokusere på de praksisser, som I har i dag.

Hvis du tror, at I kan få brug for at indlemme flere områder i jeres digitale system senere, skal du sørge for, at det er muligt med den løsning, som I vælger. I kan starte med ét nøgleområde, fx HR-masterdata, og derefter udvide systemet, når organisationen er klar til det. Hvis det er det, der er din tilgang, skal du undersøge, om der er en rød tråd i brugergrænsefladen på tværs af leverandørens moduler. Det vil gøre det nemmere for medarbejderne at forstå, at senere tilføjelser er en del af det samlede system, og bidrage til at strømline onboardingen af yderligere moduler i fremtiden.

GDPR og datasikkerhed

gdpr-iconI dag er der større fokus end nogensinde på indsamling, opbevaring og brug af HR-data. Det er vigtigt at vælge et system, som både overholder de gældende persondataforordninger og hjælper HR og ledelsen med at træffe beslutninger baseret på nøjagtige og relevante data.

I maj 2018 trådte EU's generelle persondataforordning (GDPR) i kraft. Forordningen indebærer, at alle virksomheder er underlagt strengere krav om datasikkerhed og skal indføre tiltag til beskyttelse af personoplysninger, hvis de indsamler eller behandler personoplysninger fra borgere i EU eller EØS, herunder også medarbejderoplysninger. Forordningen førte ikke bare til strengere krav til virksomheders IT- og HR-afdelinger, men også til leverandører af HR-systemer. Leverandørerne skal nu opfylde strengere krav, i og med at de er databehandlere. Den øgede sikkerhed i løsningerne er naturligvis relevant for jer ud fra et overordnet datasikkerhedsperspektiv, men forordningen indebærer også, at I er nødt til at investere i et HR-system, som er skabt til at overholde GDPR.

Lad os se nærmere på et af de vigtigste aspekter, når man arbejder med HR og skal vælge et HR-system.

  • Når I investerer i et HR-system, vil I være at betragte som databehandlere, hvad angår jeres medarbejderes oplysninger. Det betyder, at I skal sætte jer ind i de relevante forordninger, så I er klædt på til at vurdere, om systemet og leverandørernes praksisser overholder disse regler. Det kan være en god idé at hente en ekstern ekspert ind til denne del af processen eller konsultere databeskyttelsesrådgiveren i jeres organisation.
  • Der er forskel på, hvordan de forskellige leverandører af HR-systemer har grebet GDPR an, og hvad de gør for at kunne garantere en sikker behandling af dine medarbejderes oplysninger. Du bør især være opmærksom på, hvor gode de er til at forklare og dokumentere deres systems efterlevelse af forordningen.
    Selv hvis et HR-system opfylder de strengere krav i GDPR, er det ingen garanti for, at leverandøren har etableret gode sikkerhedsrutiner og -processer. Sørg for at gennemgå deres procedurer og få råd og vejledning fra jeres egen jurist og teknologieksperter i det omfang, det er nødvendigt.
  • Hvis du vælger en løsning af typen Software as a Service (SaaS) fra en leverandør uden for EU/EØS, er der en mulighed for, at jeres medarbejderoplysninger vil blive placeret på servere uden for dette område. I så fald skal du være særligt opmærksom på GDPR-kravene til opbevaring og behandling af oplysninger, der er lokaliseret i andre lande, og sikre dig, at løsningen overholder disse krav.

GDPR indeholder specifikke krav til HR-systemer for at sikre fuld kontrol over HR-data, herunder indbygget privatlivsbeskyttelse, migrering og eksport af data, sletning og adgang til personoplysninger. Ved at vælge en løsning, som kan understøtte multiple processer, fx LMS, masterdata, fravær etc., så alle jeres data opbevares i ét samlet system, får I lettere ved at overholde GDPR-kravene.

Sådan vælger I et system

On-premise eller SaaS

Tidligere involverede en investering i et it-system, at der skulle købes licenser og installeres en database på en server, som enten blev hostet af leverandøren eller af virksomheden selv. Nogle gange var man nødt til at installere et program eller en applikation på samtlige brugeres computer. Den type systemer, som af og til blev kaldt "on-premise", kunne i høj grad tilpasses virksomhedens behov, så længe man var villig til at betale prisen for tilpasning. Opgraderinger skete hver andet til tredje år, kunne tage flere måneder at implementere og var ekstremt dyre.

cloud-iconI dag er det mere sandsynligt, at et HR-system anskaffes som en aftale af typen Software as a Service (SaaS), som leveres og drives via clouden, dvs. at den hostes i et specialiseret datacenter, og at man får adgang til den ved at logge ind via en browser – hvor som helst og fra en hvilken som helst enhed. SaaS-leverandører udsender 3-4 opdateringer om året, som kan implementeres på få minutter, så kunderne altid har adgang til den seneste version af softwaren.

Selvom der er færre on-premise-løsninger at vælge imellem i dag, er det vigtigt, at I er klar over, at hvis I lægger jer fast på enten on-premise eller cloud, vælger I også en del leverandører fra.

Spørgsmål, som I bør stille til leverandører – og jer selv

Generelle spørgsmål

  • Findes systemet som SaaS (Software as a Service), eller er det on-premise?
  • Kan I beskrive implementerings- og udrulningsprocessen?
  • Efterlever systemet GDPR? Hvor bliver dataene opbevaret, og hvis det er uden for EU/EØS, opfylder hostinganlægget så persondataforordningen?
  • Hvor skalerbart er systemet, når det gælder antal brugere, datakapacitet og udviklingsmuligheder?
    Hvordan understøtter systemet vores specifikke HR-processer?
  • Er systemet brugervenligt? Spørg, om I kan få lov til at teste systemet eller få referencer fra andre kunder.
  • Hvor fleksibelt er systemet? Kan det skræddersys til vores behov?
  • Er systemet modulbaseret? Hvordan er modulerne i så fald opdelt, og er det muligt at starte med et eller flere og udvide senere?
  • Hvilken type adgangskontrol og dataadministration vil der være for brugere på forskellige niveauer?
  • Hvor fleksibelt er systemet, når det gælder oversættelse/lokalisering, og er der adgang til lokal support?
  • Kan vi få lov til at se en plan for den fremtidige systemudvikling?
  • Hvor ofte kommer der systemopdateringer og nye versioner, og hvordan implementeres de?
  • Kan vi foretage ændringer i systemet eller tilpasse det uden jeres hjælp?
  • Hvilke sikkerhedsforanstaltninger indeholder systemet?
  • Er det muligt (og ligetil) at integrere det med andre systemer?
  • Stiller I garantier, hvad angår oppetid, rapportering af bugs, releaseplan etc.?

Pris og driftsomkostninger

  • Hvad er licens-/abonnementsprisen, og hvad inkluderer den? Er opgraderinger, support etc. for eksempel inkluderet?
  • Hvad er de samlede omkostninger over 3-5 år?

Leverandøren

  • Hvor ligger jeres hovedkontor, og hvilket kendskab har I til nordisk virksomhedskultur? Tilbyder I support på vores lokale sprog? Hvordan håndterer I internationale kunder/lokationer?
  • Kan vi få lov til at se en kompetenceprofil for den/de konsulenter, der skal stå for implementeringen?
    Hvad siger jeres andre kunder om deres oplevelser, produktet, supporten og servicen?
  • Hvordan ser jeres generelle virksomhedskultur ud? (Sørg for, at leverandørens generelle attitude passer godt til jeres egen virksomhedskultur, og at I kan mærke, at der er en god kemi mellem jer.)
  • Er det en leverandør, som vi kan stole på og samarbejde med flere år frem i tiden?
  • Kan vi få lov til at se den komplette produktportefølje? På den måde kan I undgå at tale med en masse forskellige leverandører for at få dækket jeres behov.
  • Efterlever leverandøren GDPR? Hvilke databeskyttelsestiltag har I overordnet set?

Konklusion

Vi håber, at denne vejledning har hjulpet dig godt på vej i din tankeproces, uanset hvor langt du var nået på egen hånd. Her er de centrale pointer i vejledningen:

  • Husk altid, hvad det er for nogle udfordringer, I vil løse med det HR-system, som I ender med at vælge. Det er vigtigt at huske, at softwaren kun er et middel til at nå et overordnet mål – ikke et mål i sig selv.
  • Udarbejd en business case, som viser ledelsen, hvordan et effektivt HR-system vil have en positiv indvirkning på virksomheden som helhed.
  • Vælg jeres leverandør med omhu – I vil sandsynligvis beholde det valgte HR-system i mange år.
  • Vælg en leverandør, som virker fleksibel og passer godt ind i jeres egen virksomhedskultur. Tænk på jeres leverandør som en partner, der skal hjælpe jer med at opnå jeres mål på HCM- og organisationsområdet.

Hvis I vil tale med os om jeres behov for et HR-system, tager vi gerne et møde med jer, hvor vi kan tale om jeres muligheder – også selvom I ikke er klar til at begynde at evaluere leverandører endnu. Kontakt os, hvis I ønsker at arrangere en workshop eller en demonstration, når det passer jer.

Læs flere artikler på vores blog: blog.catalystone.com/da

 

Se en kort demo af CatalystOne HR-systemet

Denne video vil give dig et generelt indtryk af CatalystOne HR-systemet. Men du kan booke en demonstration ved at klikke på knappen herunder og så vil vi arrangere en demo der matcher til jeres specifikke behov.

Download en pdf-version af "Vejledning til nordiske købere af HR-systemer"

Udfyld vores nedenstående formular for at downloade en pdf-version af "Vejledning til nordiske købere af HR-systemer".