Alt du trenger å vite for å velge det beste HR-systemet for din organisasjonVeiledning til valg av HR-system

no-buyersguide-2019

Innledning

Hvis du har lastet ned denne veiledningen, befinner du deg sannsynligvis et eller annet sted i prosessen med å endre nåværende praksis. Uansett hvor langt du har kommet på egen hånd, forstår vi at oppgaven kan virke overveldende og det finnes mye motstridende informasjon der ute. Vi vil gjerne hjelpe deg til å navigere gjennom denne prosessen med større sikkerhet.

Når du først har bestemt deg for å vurdere å anskaffe et nytt HR-system – eller til å ta i bruk et digitalt system for første gang – kan det være vanskelig å vite hva som er ditt neste trinn. Kanskje har du mange spørsmål, eller kanskje vet du ikke engang hvilke spørsmål du skal stille enda.

Er denne veiledningen nyttig for meg?

Denne veiledningen kan være nyttig dersom du:
  • jobber med HR i en organisasjon med hovedkontor, eller betydelig tilstedeværelse i Norden
  • er rimelig sikker på at et HR-system vil gagne virksomheten din, men er usikker på hvordan du skal komme i gang
  • leter etter et system som vil støtte virksomheten og HR-behovene, men ennå ikke er helt sikker på hva disse behovene egentlig er eller hvordan du skal definere dem
  • ønsker en løsning som vil gi langsiktig verdi, men er usikker på hvordan du skal velge en leverandør som utfyller den organisasjonen du har i dag, og samtidig kan vokse med bedriften etter hvert som den ekspanderer og utvikles

erp-screen

Hva omfatter denne veiledningen?

Det er flere ting det kan være nyttig å vite før du starter, fordi det kan spare tid, arbeid og stress mens du jobber mot målet om å digitalisere noen av, eller alle HR-prosessene dine. Meningen er at denne veiledningen skal gi deg et utgangspunkt som fjerner en del av usikkerheten fra prosessen. Vi skal ta for oss:

  • hva et digitalt HR-system er
  • hvorfor du kanskje kan trenge et
  • hvordan du innfører et HR-system i organisasjonen din
  • hvordan du utarbeider en business case
  • de neste trinnene etter at du har fått grønt lys til å gå i gang
  • hvordan du velger løsning og leverandør


Hva vil det si at denne veiledningen er for «nordiske» kjøpere?

Så snart du har identifisert behovene dine og fått ledelsens tilslutning, vil du måtte finne en leverandør som kan forstå og støtte organisasjonens kultur og verdier. Dette er ting som varierer fra organisasjon til organisasjon, og vi vet at nordiske organisasjoner har flere felles arbeidsmåter, verdier og idealer, til tross for den svært store variasjonen av bransjer og industrier i denne regionen. Denne veiledningen er skreddersydd for nordiske organisasjoner, uansett om dere jobber lokalt i Norge, Danmark eller Sverige eller har hovedkontoret i regionen, men driver en internasjonal virksomhet.

Hva er et HR-system?

Alle organisasjoner har sin egen måte å administrere HR-prosessene på, fra papir og regneark til omfattende softwaresystemer. Når vi bruker ordet HR-system i denne veiledningen, snakker vi imidlertid om en digital løsning som vil:

  • Støtte den generelle måten dere administrerer medarbeidere på i organisasjonen.
  • Redusere tiden som brukes på rutineoppgaver.
  • Hjelpe dere med å oppnå virksomhetens forretningsmål.

Hvorfor trenger vi et digitalt HR-system?

I likhet med andre virksomhetsfunksjoner har HR gjennomgått relativt dramatiske forandringer i løpet av de senere årene. Fokus flytter seg nå fra rutinemessige administrative oppgaver over mot et økende behov for mer strategisk arbeid. Nøkkelen til denne overgangen ligger i den typen nyttig og pålitelig innsikt i organisasjonen som bare kan oppnås med et digitalt HR-system. Når et slikt system også automatiserer mange rutinemessige administrasjonsoppgaver, vil det gi mer tid til å konsentrere seg om verdiskapende, strategisk arbeid.

Organisasjoner i sterk vekst får ofte utfordringer med å takle den økende mengden medarbeidere uten et digitalt system for å administrere den. Slike utfordringer vil i sin tur påvirke organisasjonens evne til å tiltrekke og holde på dyktige folk. I tillegg har mange ansatte og jobbsøkere begynt å forvente at arbeidsplassen deres skal være like preget av «selvbetjening» som privatlivet deres, spesielt med hensyn til teknologiske verktøy.

En organisasjon som tilbyr digitale løsninger som medarbeiderne selv kan bruke, vil derfor med større sannsynlighet bli oppfattet som en moderne og fremtidsrettet arbeidsgiver. Å få på plass et system som kan ta hånd om rutineprosesser automatisk, og som tilbyr medarbeiderne åpenhet og kontroll, kan ha en positiv effekt både på medarbeiderengasjement og evnen til å tiltrekke seg og holde på talenter.

Dessuten trenger IT-avdelinger og systemadministratorer i økende grad HR-masterdata av høy kvalitet med tanke på tilgangsstyring. Feilaktige programvarelisenser som skyldes utdatert medarbeiderinformasjon, kan koste tusenvis av kroner og sløse vekk verdifulle personalressurser på datavedlikehold.

Når du evaluerer HR-systemer, bør du tenke over hva disse faktorene betyr for organisasjonen din, og hvor disse systemene vil være mest verdifulle.

Uttrykk du kan komme til å støte på

Når du undersøker ulike HR-programvareløsninger, vil du sannsynligvis komme over mange forskjellige forkortelser og termer, og det kan være vanskelig å vite hva, om noe, som skiller dem fra hverandre.

Nedenfor finner du en kjapp oversikt over de vanligste uttrykkene du vil støte på og hva de betyr.

Human Capital Management (HCM)

Uttrykket Human Capital Management (HCM) dekker hele spekteret av rutiner og prosesser som brukes for å administrere mennesker i en organisasjon. Et HR-system må kunne støtte HCM-praksisen deres og sette dere i stand til å nå organisasjonens mål uten hindringer.

Det er HR-staben som er ansvarlig for prosessene som underbygger HCM, mens ledere på alle nivåer vanligvis er ansvarlige for å etablere og gjennomføre dem i praksis. Dermed blir det lett å se hvordan HCM påvirker en hel organisasjon og bidrar til at den lykkes. Et effektivt HR-system bør stå helt sentralt i en organisasjons HCM-praksis.

Selv om det er mange meninger om nøyaktig hvilke prosesser og funksjoner som faller inn under rammene for HCM, er det allment akseptert at uttrykket henviser til:

  • rekruttering
  • onboarding og offboarding
  • HR-masterdata
  • talentstyring
  • kursadministrasjon
  • fraværsstyring
  • medarbeiderundersøkelser
  • kompensasjonsstyring

Andre prosesser som også kan sies å falle inn under HCM, er personalplanlegging, ressursplanlegging, tidssporing, reiseutgifter og lønnsadministrasjon.

HR-system, HRMS eller HRIS?

HR-systemer blir noen ganger omtalt som Human Resource Management Systems (HRMS), Human Resource Information Systems (HRIS) eller HCM-systemer. Disse uttrykkene blir brukt mer eller mindre om hverandre, selv om noen kan hevde at det ene eller andre av dem henviser til spesifikke typer eller deler av systemer.

Gitt at mange moderne HR-programvareløsninger er modulbaserte og kan skreddersys eller anskaffes bit for bit, kan til og med den samme løsningen være svært forskjellig fra én organisasjon til en annen. For å være konsekvente og skape minst mulig forvirring, skal vi i fortsettelsen bruke uttrykket «HR-system» gjennomgående.

Slik vi definerer et HR-system, er det en digital løsning som hjelper organisasjonen med å nå både HCM-målene og de organisasjonsmessige målene sine gjennom styring av HR-prosesser.

Talentstyring (TM, Talent Management)

Talentstyring er en undergruppe av organisasjonsprosessene i HCM, og fokuserer på personer. Dette omfatter metodene en organisasjon benytter for å tiltrekke seg, utvikle, motivere og holde på dyktige medarbeidere. Formålet med talentstyring er å støtte utviklingen av en dynamisk, bærekraftig og resultatorientert organisasjon som er innrettet mot å oppnå målene sine.

Talentstyring består vanligvis av:

  • løpende prestasjonsstyring
  • utviklingssamtaler
  • 360-graders tilbakemelding
  • kompetanse
  • faglig utvikling og kurs
  • etterfølgerplanlegging
  • lønnsvurdering

Talentstyring handler om å etablere prosesser og tiltak som bidrar til å plassere rett person i rett jobb til rett tid. Dette vil i sin tur gjøre det mulig for teamet, og til sjuende og sist hele organisasjonen, å lykkes og vokse.

Et HR-system som støtter talentstyring, bidrar til å optimalisere organisasjonen ved å automatisere prosesser og lagre data på ett enkelt system for enkel rapportering og integrering med andre områder av HCM.

Kom i gang med innføringen av et HR-system i organisasjonen

Definere mål og formål

Den beste måten å komme i gang på, er ved å være tydelig på hva du trenger i bred forstand, eller med andre ord: Hvilke problemer eller utfordringer forsøker du å løse?

Formålet med ditt nye HR-system kan være å forbedre produktivitet og effektivitet, utvikle felles rutiner og prosesser eller hanskes med hurtig vekst. Det er viktig å finne en løsning som vil oppfylle akkurat deres unike behov. Dermed er vi allerede over på neste trinn:

Identifisere behovene deres

Tenk over hva som lå bak beslutningen om en endring. Hvis du identifiserer de nøyaktige områdene der det nåværende systemet kommer til kort, eller der du ser muligheter for automatisering, vil du stå bedre rustet til å beslutte hvor du skal starte. Husk: Du må ikke endre alt på en gang. Avhengig av de ressursene du har, kan det være en god idé å starte med å prioritere kjernefunksjonene i HR, som for eksempel HR-masterdata og onboarding.

Et HR-system som er skreddersydd for organisasjonen, vil ikke bare tilføre verdi til HR, men også til ledelsen, IT-avdelingen, økonomiavdelingen og – ikke minst – de ansatte. Dette innebærer å finne ut i hvilken grad systemene du skal vurdere, kan tilpasses eller kjøpes i moduler som du kan legge til senere.

Strategisk og taktisk tenkning

For å finne løsningen som passer til organisasjonen din, er det viktig å forstå dine egne organisasjonsmessige strategier og mål. De følgende spørsmålene kan være til hjelp under vurdering og planlegging:

Strategiske spørsmål Taktiske spørsmål
Hva er organisasjonens mål? Hvordan tilfører de nåværende HR-prosessene verdi til organisasjonen? Hvilke prosesser forårsaker problemer?
Hva må HR gjøre nå og i fremtiden for å oppnå disse målene? Hvordan kan prosessene strømlinjeformes ytterlige?
Hvilken rolle vil du at ledelse og medarbeidere skal spille i relevante HR-prosesser? Hvilke trinn i prosessen – muligens dem som utføres manuelt i dag – kan elimineres, og hvilke effekter vil dette ha?
Hvilke interessenter vil du måtte involvere (og når) for å forsikre deg om at du forstår hele omfanget av nøkkelprioriteter og interesser? Hvilke integrasjoner og datastrømmer finnes i dag? Bruker vi et HRIS- eller ERP-system som vil trenge å samvirke med HR-systemet?
Hva er de kritiske suksessfaktorene for både programvaren og sluttresultatet? Hvor bør HR-masterdata lagres som en primær kilde til informasjon?
  Hvem bruker data og rapporter i dag, og hvor kommer dataene fra?

Snakk med leverandører

Du trenger ikke å ha hele business-casen fullt utarbeidet før du begynner å kontakte leverandører. Faktisk er det gode grunner til å kontakte leverandørene mens du fortsatt tenker og planlegger. Leverandører har mye erfaring fra å ha jobbet med mange ulike selskaper, og de kan hjelpe deg med å identifisere utfordringer og foreslå løsninger. En god leverandør vil lede deg gjennom de forskjellige delene av løsningen sin og hjelpe deg til å se muligheter på områder du kanskje ikke har tenkt på ennå.

En annen fordel ved å kontakte leverandører tidlig, er at det vil gi deg et inntrykk av hvordan det vil være å jobbe med dem i fremtiden, og hvordan de passer inn i bedriftskulturen deres. En leverandør som viser oppriktig interesse for å hjelpe deg til å lykkes og oppnå målene dine, som har en fleksibel tilnærming og som responderer raskt når du har spørsmål, vil med større sannsynlighet være en god samarbeidspartner på lang sikt.

Du kan også velge å innhente hjelp fra en uavhengig konsulent som kan bistå deg gjennom denne prosessen, for eksempel HerbertNathan, Deloitte, KnowIt, PWC eller Martin Jonassen AS.

Få med deg ledelsen

Som HR-person vil du sannsynligvis se behovet for, og fordelene ved, et moderne HR-system tydeligere enn andre i organisasjonen din. Dette er imidlertid en endring som vil påvirke alle, og de trenger at du leder dem gjennom den. Når alt kommer til alt, har den riktige løsningen et stort potensial for å forenkle de daglige arbeidsoppgavene på alle nivåer, tiltrekke de beste talentene, øke medarbeidernes engasjement og forbedre bunnlinjen. Hvis du involverer ledelsen, mellomledelsen, IT-avdelingen og medarbeiderne tidlig i prosessen, vil det være nyttig for å styre forventningene og skape en positiv følelse av forventning overfor de kommende endringene.

IT er din nye bestevenn

I tillegg til at innføring av en digital HR-løsning selvfølgelig vil involvere IT-avdelingen fra et praktisk og anskaffelsesmessig ståsted, kan systemadministratorer, eksperter på informasjonssikkerhet og andre IT-folk bli dine mest overbevisende støttespillere. Det er økende interesse blant IT-folk for hvordan HR-data av god kvalitet kan gjøre jobben deres lettere. Derfor bør du hjelpe dem til å forstå fordelene løsningen vil ha for arbeidet deres med hensyn til tilgangsstyring og integrasjoner med andre løsninger.

De fleste organisasjoner benytter flere sky- eller SaaS-løsninger og -tjenester, og de fleste av disse krever en avgift per bruker – ofte uten å skille mellom aktive og inaktive brukere. En typisk utfordring for IT er at tidligere ansatte og feilaktige eller inaktive brukere som ikke har fått lisensene sine inndratt for alle tjenester, kan komme til å koste virksomhetene store beløp.

I tillegg kommer problemstillingen med hver tjenestes individuelle sikkerhet. Dersom en sky- eller SaaS-løsning som selskapet benytter, ikke har tilstrekkelige sikkerhetstiltak på plass, kan ett enkelt angrep gjøre dere sårbare for datatap, identitetstyverier og store bøter for ikke å ha etterlevd GDPR eller andre regelverk for informasjonssikkerhet.

Løsningen er et HR-system som tar hånd om disse problemene automatisk. Når et sentralisert, oppdatert og sikkert HR-masterdatasystem kontrollerer datastrømmen til og fra SaaS- og skylisensierte arkiver og registre, blir det mulig å automatisere oppgaver som tilbakekalling eller endring av tilgangsnivåer, for eksempel når ansatte slutter eller får nye roller.

IT-folk som forstår verdien av disse fordelene, vil hjelpe deg med å argumentere for din foreslåtte plan om å innføre et digitalt HR-system i organisasjonen din.

Utarbeide en business-case for et nytt HR-system

Med alle de ovennevnte punktene i bakhodet er din neste oppgave å utarbeide en sterk business-case for denne endringen, ved å legge frem overbevisende argumenter som fokuserer på de faktorene som vil vinne størst gehør hos ledelsen.

process-icons

Når du skriver en business-case, er det visse nøkkelpunkter du ikke kommer utenom når du skal vinne støtte fra beslutningstakere – uansett hva forslaget ditt handler om, vil de fleste toppledere basere beslutningen sin på disse områdene. Å fremlegge tydelige fakta om og argumenter for hvordan forslaget ditt vil påvirke disse områdene, vil øke sannsynligheten for at du får den støtten du trenger.

  1. Direkte verdi
    De fleste ledere er opptatt av å sikre eller øke salget av selskapets produkter eller tjenester. Din business-case bør beskrive hvordan forbedringer av prosessene i HR-systemet du foreslår, vil resultere i fremragende vekst, og også hvor det finnes muligheter til å redusere kostnader.
  2. Markedsandel
    Hvis du jobber i et ferskt selskap med ambisiøse vekstplaner, vil ledelsen mest sannsynlig prioritere økte markedsandeler fremfor kostnadskutt. Vis hvordan den foreslåtte løsningen din vil profesjonalisere organisasjonen, gjøre det lettere å skaffe nye kunder og øke salget.
  3. Risikoreduksjon
    Ledere vil ønske å vite hva som er risikoene og fordelene ved digitalisering. Du må kunne vise hvordan løsningen din vil redusere risiko organisasjonen står overfor i dag, for eksempel i forbindelse med GDPR-etterlevelse, tilgangsstyring eller å tiltrekke og holde på dyktige medarbeidere.
  4. Kvalitet
    Dårlige produkter og tjenester medfører store kostnader i form av erstatninger, overtid, avvikshåndtering osv. I tillegg risikerer dere å miste kunder og få dårlige referanser. Vis hvordan løsningen din kan takle og redusere mangler med hensyn til kvalitet.
  5. Leveringsevne
    I mange tilfeller brukes unødig mye arbeid og energi på å sikre at avtalte leveranser overholder tidsfristene. Synliggjør hvordan den foreslåtte løsningen din kan redusere problemer og kostnader knyttet til brannslukking, omprioriteringer, krisemøter med kunder o.l.
  6. Omdømme
    Ledelsen er opptatt av virksomhetens omdømme og hvordan det kan påvirkes av slike ting som negativ publisitet eller saksanlegg. Vis hvordan det vil bli enklere for virksomheten å overholde lover og regelverk og unngå bøter.

Etter at du har fått grønt lys

Hvis forslaget ditt har gått gjennom og du har ledelsen i ryggen, er det på tide å gå videre i prosessen med å velge en leverandør. Da trenger du først å gjøre noen forberedelser. Før du gjør deg ferdig med listen over kandidater og begynner å ha salgsmøter med leverandører, bør du ta deg tid til å stille deg selv noen viktige spørsmål.

Valget av riktig HR-system er resultatet av god planlegging. Implikasjonene og konsekvensene for virksomheten er minst like viktige som valget av teknologien i seg selv.

Viktige punkter å huske på

Vit hvilket mål, hvilket formål og hva slags visjon du har, hva du ønsker å oppnå for organisasjonen, og hvilke problemer det valgte systemet skal løse. Den ideelle leverandøren må være i stand til å støtte deg mot oppnåelsen av denne visjonen.

Det kan ta lang tid fra du innleder prosessen for valg av HR-system og frem til en kontrakt er undertegnet. Du må være forberedt på at det kan ta opptil ett år, men det kan også gå enda lengre tid, alt etter behovene dine og hvor mange løsninger du ser på. Dette høres kanskje overdrevent ut, men det er tidkrevende å definere utvalgskriteriene dine og deretter kartlegge dem i forhold til de ulike løsningene og foreta en evaluering. Selskaper som har tatt seg god tid, forteller oss at det er vanskelig å bevare tålmodigheten, men at det er verdt det i det lange løp.

Når du er fornøyd med utvalgskriteriene, utarbeider du en liste over behov og en beskrivelse av fremtidige HR-prosesser, som du kan presentere til leverandørene du inviterer til prosessen din. Vi anbefaler at du holder listen over leverandører ganske kort (maks. fem), og at du ber om referanser før du avtaler salgsmøter og demonstrasjoner. Dette vil gi deg et godt inntrykk av hva leverandørene tilbyr – og hvordan det vil være å jobbe med dem – før du lytter til salgsargumentene deres.

Tenk langsiktig og helhetlig, og vær nøye med at organisasjonens strategi står helt sentralt i endringene du ønsker å gjennomføre. Tenk over hvordan du ønsker at organisasjonen skal se ut når prosessen er fullført, snarere enn å fokusere på dagens rutiner og praksiser.

Hvis du tror at du vil trenge å tilføye flere områder til det digitale systemet senere, må du forsikre deg om at den valgte løsningen legger til rette for det. Du kan for eksempel starte med ett nøkkelområde – som HR-masterdata – og deretter ta sikte på å utvide når organisasjonen er klar for det. Hvis du griper det an på denne måten, bør du finne ut om leverandørens grensesnitt er det samme på tvers av ulike moduler. Dette vil hjelpe bedriftens ansatte til å gjenkjenne nye tillegg som deler av et enhetlig system, og forenkle opplæringen for ytterligere moduler i fremtiden.

GDPR og informasjonssikkerhet

gdpr-iconI dag er det større oppmerksomhet omkring innsamling, lagring og bruk av HR-data enn noen gang tidligere. Det er viktig å velge et system som overholder personvernregelverket samtidig som det tillater HR og ledelsen å ta beslutninger basert på nøyaktig og relevant informasjon.

I mai 2018 trådte EUs personvernforordning GDPR i kraft. Dette medførte strengere krav til informasjonssikkerhet og beskyttelse av personopplysninger for alle virksomheter som samler inn eller bearbeider personopplysningene til innbyggere (og medarbeidere) i EU- og EØS-området. Dette regelverket satte ikke bare strengere krav til bedrifters IT- og HR-avdelinger, men også til leverandører av HR-systemer. I egenskap av databehandlere er leverandørene nå underlagt flere skjerpede krav. Dette har gitt løsningene økt sikkerhet, noe som selvfølgelig er relevant for deg fra et generelt informasjonssikkerhetsperspektiv – men det har også betydning for ditt ansvar for å investere i et nytt HR-system som er konstruert for å overholde GDPR.

La oss se nærmere på et av de viktigste aspektene du bør huske på i forbindelse med GDPR og valg av HR-system.

  • Når du investerer i et HR-system, anses du for å være en databehandler av medarbeidernes opplysninger. Dette betyr at du bør gjøre deg kjent med de relevante reglene, slik at du blir i stand til å vurdere hvorvidt systemet og leverandørenes praksiser overholder dem. Det kan være lurt å hente inn en ekstern ekspert til denne delen av prosessen, eller samrå deg med organisasjonens personvernombud.
  • Du vil oppdage at det er forskjell på hvordan de ulike leverandørene av HR-systemer har taklet GDPR-utfordringen, og på hva de gjør for å garantere sikkerheten til medarbeidernes personopplysninger. Du bør være spesielt oppmerksom på om de kan forklare og dokumentere systemets samsvar med regelverket.
  • Selv når et HR-system oppfyller de skjerpede GDPR-kravene, er ikke dette i seg selv noen garanti for at leverandøren har etablert gode sikkerhetsrutiner og -prosesser. Sørg for å undersøke prosedyrene deres, og innhent råd og veiledning fra dine egne juridiske rådgivere og teknologieksperter når det er nødvendig.
  • Hvis du velger en programvare som en tjeneste-løsning (SaaS) fra en leverandør utenfor EU/EØS, kan det hende at medarbeideropplysningene deres også vil bli lagret på servere utenfor dette området. I så fall bør du være ekstra oppmerksom på hvilke krav GDPR setter til informasjon lokalisert i andre land og hvordan den må behandles, og forsikre deg om at løsningen er i samsvar med disse kravene.

GDPR beskriver spesifikke krav til hvordan HR-systemer må være utformet for å gi fullstendig kontroll over HR-data. Dette omfatter innebygd personvern, migrering og eksport av data, sletting av og tilgang til personopplysninger. Ved å velge en løsning som kan støtte flere prosesser, som læringsstyringssystem (LMS), masterdata, fravær osv., vil du også finne det mye enklere å oppfylle GDPR-kravene fordi dataene dine er lagret på ett og samme system.

Velge et system

On-premise eller SaaS

I forbindelse med kjøp av et IT-system har man tidligere også måttet kjøpe lisenser og installere en database på en server, enten hostet av leverandøren eller lokalt i egen regi. Noen ganger måtte man da installere et program eller en applikasjon på hver enkelt datamaskin som trengte denne ressursen. Disse systemene, ofte kalt «on-premise» programvare, kunne tilpasses virksomhetens behov så lenge man var villig til å betale prisen for tilpasningen. Oppgraderinger ble foretatt hvert andre til tredje år, kunne ta mange måneder å gjennomføre og var svært kostbare.

cloud-iconI dag er det mer sannsynlig at et IT-system vil kjøpes under en SaaS-avtale (programvare som en tjeneste) som leveres og drives fra skyen, dvs. hostet i et spesialisert datasenter, og som man kan få tilgang til via en nettleser hvor som helst fra, på en hvilken som helst enhet, via sikker innlogging. SaaS-leverandører foretar 3–4 oppdateringer per år. De tar bare noen minutter å gjennomføre og sørger for at kundene alltid har tilgang til den nyeste versjonen av programvaren.

Selv om tilbudet av on-premise-løsninger er noe mindre i dag, er det viktig å huske på at valget mellom dette alternativet og en skyløsning vil utelukke en del leverandører fra utvalgsprosessen.

Spørsmål å stille leverandørene – og deg selv!

Generelle spørsmål

  • Er systemet tilgjengelig som SaaS (programvare som en tjeneste) eller on-premise (med lagring lokalt)?
    Kan du beskrive implementerings- og utrullingsprosessen deres?
  • Overholder systemene personvernkravene i GDPR? Hvor blir dataene lagret, og overholder også hosting-anlegget personvernlovgivningen dersom lagringen skjer utenfor EU/EØS?
  • Hvor skalerbart er systemet med hensyn til antall brukere, datakapasitet og utviklingsmuligheter?
  • Hvordan støtter dette systemet våre spesifikke HR-prosesser?
  • Er det brukervennlig? Spør om du kan teste systemet selv eller få referanser fra andre kunder.
  • Hvor fleksibelt er systemet? Kan det tilpasses våre behov?
  • Er systemet modulbasert? I så fall, hvordan er modulene inndelt, og er det mulig å starte med én eller flere og utvide senere?
  • Hva slags tilgangsrettigheter og datafilsystem vil brukere på ulike nivåer ha?
  • Hvor fleksibelt er systemet med tanke på forflytting/lokalisering, og er lokal brukerstøtte tilgjengelig?
  • Kan jeg få se et veikart over fremtidig systemutvikling?
  • Hvor ofte er systemoppdateringer og nye versjoner tilgjengelig, og hvordan foregår implementeringsprosessen?
  • Kan vi foreta endringer eller tilpasninger på systemet uten deres assistanse?
  • Hvilke sikkerhetstiltak er på plass i systemet?
  • Er det mulig (og ukomplisert) å integrere systemet med andre systemer?
  • Tilbyr dere noen garantier med hensyn til oppetid, feilrapportering, utrullingstider osv.?

Pris og driftskostnader

  • Hva er lisens-/abonnementskostnaden, og hva er inkludert? Inkluderer den for eksempel oppgraderinger og brukerstøtte?
  • Hva er totalkostnaden i løpet av 3–5 år?

Leverandøren

  • Hvor ligger hovedkontoret deres, og hva vet dere om bedriftskulturen i Norden? Tilbyr dere brukerstøtte på norsk? Hvordan håndterer dere internasjonale kunder/lokaliseringer?
  • Kan vi få se en kompetanseprofil for konsulenten(e) som er ansvarlig for implementeringen?
  • Hva sier de andre kundene deres om sine erfaringer, produktet, brukerstøtten og servicen?
  • Hvordan er deres generelle bedriftskultur? (Forsikre deg om at leverandørens generelle holdning passer godt til deres egen bedriftskultur, og at du føler at kjemien er god.)
  • Er dette en leverandør vi kan stole på og samarbeide med i mange år fremover?
  • Kan vi få se hele produktutvalget? (Dette vil være til hjelp for å unngå å måtte snakke med mange forskjellige leverandører for å få dekket behovene deres.)
  • Drives leverandørens virksomhet i samsvar med GDPR-kravene? Hvilke generelle forholdsregler tar dere med hensyn til personvern?

Konklusjon

Vi håper at dette har vært et nyttig utgangspunkt for tankeprosessen din, uansett hvor langt du har kommet på egen hånd. Det følgende er de viktigste punktene å ta med seg etter å ha lest denne veiledningen:

  • Husk alltid på hvilke utfordringer det valgte HR-systemet skal forsøke å løse. Det er viktig å være klar over at programvare bare er et middel til å oppnå et overordnet mål, og ikke et mål i seg selv.
  • Utarbeid en business case som viser ledelsen hvordan et effektivt HR-system vil innvirke positivt på den generelle virksomheten.
  • Utvis klokskap og dømmekraft ved valg av leverandør – du vil sannsynligvis bli sittende med det valgte HR-systemet i mange år.
  • Velg en leverandør som du føler er fleksibel og kompatibel med bedriftskulturen deres. Tenk på leverandøren som en samarbeidspartner som skal hjelpe dere med å oppnå HCM-målene deres og organisasjonens mål.

Hvis du ønsker å snakke med oss om HR-systembehovene deres, tar vi gjerne en prat og går gjennom hvilke alternativer du har – også selv om du ikke skulle være klar til å begynne å vurdere leverandører ennå. Det er bare å kontakte oss og avtale en workshop eller demonstrasjon når det måtte passe.

Få en introduksjon til hvordanCatalystOne kan hjelpe deg

Denne video gir et overblikk over hvordan CatalystOnes HR system fungerer. Book et møte med oss gjennom å klikke på knappen under og vi vil ta kontakt for en skreddersydd demo som passer til dine behov.

Last ned PDF versjon av veiledningen

Fyll ut skjemaet for å laste ned e-boken - "Veiledning til valg av HR-system".