Bra att veta innan du tryggt kan påbörja urvalsprocessenKöpguide till HR-system för nordiska företag

Är du på jakt efter ett HR-system men osäker på var du ska börja?

se-buyersguide-2019-screenshot-shadow

Inledning

Om du läser den här guiden är ni troligen i färd med att förändra ert arbetssätt. Oavsett hur långt ni kommit i den processen så kan det vara lite överväldigande eftersom det finns så mycket motsägande information där ute. Vi vill hjälpa er att ta er igenom processen på ett tryggt sätt.

När ni bestämt er för att börja titta på HR-system, eller att för första gången börja använda ett digitalt system, kan det vara svårt att veta vad nästa steg är. Kanske har ni en mängd frågor eller så vet ni inte ens vilka frågor ni ska ställa.
Kan den här vägledningen vara till någon hjälp?

Den här guiden kan vara till hjälp om du:

  • arbetar med personalfrågor inom en organisation som har sitt huvudkontor eller en stor del av sin verksamhet i Norden;
  • är ganska säker på att ert företag skulle ha nytta av ett HR-system men inte vet var ni ska börja;
  • letar efter ett system som är fördelaktigt för företaget och HR-avdelningens behov, men ännu inte vet säkert vilka dessa behov är eller hur de ska definieras;
  • vill ha en lösning som tillför värde över tid, men inte är säker på hur man hittar en leverantör som både kompletterar er befintliga organisation och som kan fortsätta samarbetet när ni växer och utvecklas.

Vad handlar den här guiden om?

Det finns ett antal saker man bör veta innan man börjar och som gör att man kan spara tid och energi när man ska digitalisera delar av eller hela HR-processen. Den här guiden är tänkt att vara något att utgå från så att processen blir mindre snårig. Vi beskriver:

  • Vad ett digitalt HR-system är
  • Varför ni kan behöva ett
  • Hur man introducerar ett HR-system för sin organisation
  • Hur man skapar ett business case
  • Nästa steg efter att du fått klartecken att gå vidare
  • Hur man väljer lösning och leverantör

erp-screen

Vad gör detta till en nordisk köpguide?

När du har identifierat behoven och fått ledningens stöd gäller det att hitta en leverantör som förstår och kan stödja er organisationskultur och era värderingar. Dessa varierar så klart från en organisation till en annan men vi vet att oberoende av bransch, har nordiska företag en hel del gemensamma arbetssätt, värderingar och ideal. Den här guiden är särskilt anpassad för nordiska organisationer som antingen verkar lokalt i Danmark, Norge eller Sverige eller som är baserade här men är verksamma globalt.

Vad är ett HR-system?

Alla organisationer har sina sätt att hantera HR-processer – från papper och kalkylark till omfattande programvarulösningar. När vi pratar om HR-system i den här guiden avser vi digitala lösningar som:

  • hjälper organisationen att hantera personalfrågor;
  • minskar tidsåtgången för rutinuppgifter och
  • hjälper er att nå era verksamhetsmål.

Varför behöver vi ett digitalt HR system?

Precis som andra funktioner har även HR genomgått dramatiska förändringar de senaste åren. Fokus har flyttats från administrativa rutinärenden till att man arbetar mer strategiskt. Det viktigaste i denna övergång är den användbara, pålitliga data man kan få genom ett digitalt HR-system. Eftersom den här typen av system även automatiserar många rutinuppgifter frigörs mer tid för strategiskt värdeskapande arbete.

Företag med hög personaltillväxt får ofta svårt att hantera detta om de inte har ett digitalt system till hjälp. De här svårigheterna påverkar också organisationens förmåga att attrahera och behålla talanger. Många medarbetare och jobbsökande förväntar sig därtill att ha tillgång till moderna verktyg på jobbet på samma sätt som de har hemma, särskilt tekniska sådana.

En organisation som erbjuder sina medarbetare digitala, självbetjänande lösningar ses ofta som en modern, framtidsinriktad arbetsgivare. Att ha ett system som automatiskt kan hantera rutinuppgifter, är transparent och ger medarbetarna kontroll kan få en positiv inverkan på både medarbetarnas engagemang och er förmåga att attrahera och behålla talanger.

Dessutom behöver IT-och systemadministratörer i allt högre grad kvalitativa HR-masterdata i samband med behörighetstilldelning. Att ha felaktiga programvarulicenser på grund av icke uppdaterad personaldata kan kosta stora summor och kräva personalintensivt underhåll.

När du utvärderar HR-system bör du tänka på vad dessa faktorer innebär för er organisation och var resurserna borde läggas.

Begrepp man kan träffa på

När du letar efter HR-lösningar kommer du troligtvis att stöta på många olika förkortningar och begrepp och det kan vara svårt att veta vad skillnaden är, eller om det är någon skillnad överhuvudtaget.

Här är en enkel referensguide till vad de vanligaste begreppen betyder.

Human Capital Management (HCM)

Begreppet Human Capital Management (HCM) avser alla rutiner och processer som används för personalärenden inom en organisation. Ett HR-system ska underlätta HCM-processerna så att ni enklare kan uppnå era organisatoriska mål.

HR ansvarar för att se till att det finns fungerande HCM-processer, men vanligtvis är det chefer på olika nivåer som ansvarar för att de följs. Därmed går det lätt att se hur HCM påverkar hela organisationen och bidrar till dess framgång. Ett effektivt HR-system ska vara en del av organisationens centrala processer.

Även om det finns många olika åsikter om exakt vilka processer och funktioner som omfattas av HCM refererar begreppet ofta till:

  • Rekrytering
  • Onboarding och offboarding
  • HR-masterdata
  • Talent management
  • Kursadministration
  • Frånvarohantering
  • Medarbetarundersökningar
  • Lön och ersättningar

Andra processer som också kan anses vara en del av HCM är bemanningsplanering, resursplanering, tidsspårning, resekostnader och lönehantering.

HR-system, HRMS eller HRIS?

HR-system kallas ibland Human Resource Management Systems (HRMS) eller Human Resource Information Systems (HRIS), eller HCM systems. Dessa begrepp används mer eller mindre synonymt, även om vissa menar att den ena eller andra termen syftar på en specifik del av systemet.

Eftersom många moderna HR-program är modulbaserade och kan anpassas eller köpas del för del kan samma lösning se ut på olika sätt inom olika organisationer. För konsekvensens skull, samt för att minska förvirringen, använder enbart vi begreppet "HR-system" i denna guide.

Enligt oss är ett HR-system en digital lösning för HR-processer som hjälper en organisation att nå både sina HCM-mål och sina organisatoriska mål.

Talent Management (TM)

Talent management är den del av de organisatoriska processerna inom HCM som fokuserar på individerna, dvs. hur organisationen attraherar, utvecklar, motiverar och bibehåller medarbetare. Syftet med TM-principerna är att stödja utvecklingen av en dynamisk, hållbar och prestationsorienterad organisation som strävar efter att uppnå sina mål.

I Talent Management ingår vanligtvis:

  • Löpande utvärdering av prestationer
  • Medarbetarsamtal
  • 360-gradersfeedback
  • Kompetens
  • Professionell utveckling och kurser
  • Planering av efterträdare
  • LönerevisionSalary review

Talent management handlar om att utforma processer och åtgärder som ser till att rätt person gör rätt jobb i rätt tid. Detta hjälper i förlängningen hela teamet och organisationen att lyckas och växa.

Ett HR-system som har stöd för Talent management bidrar till att optimera organisationen eftersom det automatiserar processer och lagrar data i ett och samma system, vilket leder till enklare rapportering och integration mot andra HCM-delar.

Introducera ett HR-system i din organisation

Definiera era mål och syften

För det första bör du vara tydlig med vilket som är det övergripande behovet. t.ex. vilka problem eller utmaningar ni vill lösa.

Syftet med ett nytt HR-system kan vara att öka produktiviteten och effektiviteten, att utforma gemensamma rutiner och processer eller hantera en snabb tillväxt. Det är viktigt att ni hittar en lösning som uppfyller era specifika behov. Detta för oss över till nästa steg:

Identifiera era behov

Tänk igenom varför ni bestämde er för att göra en förändring. Om du kan peka ut inom vilka områden ert nuvarande system har brister, eller var det finns potential för automatisering, är det enklare att bestämma var ni ska börja. Kom ihåg: allt behöver inte förändras på en gång. Beroende på vilka resurser ni har kan det vara en bra idé att börja med att prioritera kärnfunktionerna, t.ex. HR-masterdata och onboarding.

Ett HR-system som skräddarsys för att passa er organisation kommer inte bara att tillföra värde till HR, utan också till ledningen, IT, ekonomiavdelningen och inte minst till medarbetarna. Därför bör ni ta reda på hur mycket av det system ni funderar på att köpa som kan anpassas eller köpas som moduler som ni kan lägga till senare.

Strategiskt och taktiskt tänkande

För att ni ska kunna hitta en lösning som passar er är det viktigt att tänka på vilka era organisatoriska strategier och mål är. Följande frågor kan hjälpa er att tänka igenom och planera detta:

Strategiska frågor Taktiska frågor
Vilka är företagets affärsmål? Hur tillför de HR-processer vi använder idag ett värde till organisationen? Vilka processer orsakar problem?
Hur bör HR arbeta nu och framöver för att dessa mål ska nås? Hur kan våra processer effektiviseras?
Vilken roll vill du att ledningen och medarbetarna ska spela i samband med HR-processerna? Vilka steg i processen – kanske de som görs manuellt i dag – kan slopas och vilken inverkan skulle det få?
Vilka intressenter behöver involveras (och när) för att säkerställa att ni får grepp om alla prioriteringar och intressen? Vilka integrationer och dataflöden finns i dag? Använder vi ett HRIS- eller ERP-system som behöver kommunicera med HR-systemet?
Vilka är de viktigaste framgångsfaktorerna för programvaran och slutresultatet? Var ska HR-masterdata lagras som primär källa för information?
  Vilka använder data och rapporter i dag och var kommer dessa data ifrån?

Prata med leverantörer

Ni behöver inte ha konkretiserat allt innan ni kontaktar en leverantör. Faktum är att det är en bra idé att kontakta leverantörer under tiden man funderar och planerar. De har stor erfarenhet av att jobba med olika företag och de kan hjälpa till att identifiera utmaningar samt föreslå lösningar. En bra leverantör visar dig de olika delarna av lösningen och hjälper dig att se potential på områden du ännu inte tänkt på.

En annan fördel med att kontakta återförsäljare är att du får en känsla av hur det skulle vara att jobba med dem i framtiden och om era företagskulturer matchar. En leverantör som visar genuint intresse för att hjälpa er att lyckas och nå era mål, är flexibel, och snabbt återkommer när ni har frågor är troligtvis en bättre partner på lång sikt.

Ni kan också anlita en oberoende konsult som hjälper er genom processen, t.ex. HerbertNathan, Deloitte, KnowIt, PWC, etc.

Få med dig ledningen

Som professionell HR-medarbetare uppfattar du troligen behovet av och fördelarna med ett modernt HR-system tydligare än andra inom organisationen. Förändringen kommer dock att påverka alla och du behöver guida dem genom processen. Rätt lösning har trots allt stor potential att förenkla vardagsrutiner på alla nivåer, attrahera topptalanger, öka engagemanget bland personalen samt förbättra resultatet. Om du tidigt involverar ledningen, mellanchefer, IT-avdelningen och medarbetarna blir det lättare att hantera förväntningar och skapa en positiv känsla kring de kommande förändringarna.

IT är din nya bästa vän

När en ny digital HR-lösning ska tas i bruk bör naturligtvis IT involveras. Systemadministratörer, datasäkerhetsexperter och annan IT-personal kan också bli viktiga förespråkare för det nya systemet. IT-personal blir allt mer intresserad av att kunna använda kvalitativ HR-data för att förenkla sina jobb. Det gör det enklare för dem att administrera behörigheter och skapa integration mot andra lösningar.

De flesta företag använder flera moln- eller SaaS-lösningar och -tjänster och de flesta leverantörer tar ut en avgift per användare – ofta utan att skilja mellan aktiva och inaktiva. Det innebär att tidigare anställda och felaktigt uppsatta eller inaktiva användare som inte får sina konton avslutade riskerar att kosta företaget tusentals kronor.

Även de enskilda tjänsterna kan innebära risker. Om företaget väljer en moln- eller SaaS-lösning som inte har rätt säkerhetsåtgärder på plats kan en enda attack skapa sårbarhet för dataförluster, identitetsstölder och rejäla böter för brott mot dataskyddslagar såsom GDPR.

Lösningen är ett HR-system som automatiskt hanterar sådana risker. När ett centraliserat, korrekt och säkert HR-masterdatasystem kontrollerar dataflödet till och från SaaS och molnlicensregister går det att automatisera avslutandet av konton och ändra behörighetsnivåer när personal exempelvis slutar eller byter roller.

IT-personal som inser dessa fördelar kommer att stödja din plan att införa ett digitalt HR-system för organisationen.

Skapa ett business case för ett nytt HR-system

Med alla ovanstående punkter i åtanke är din nästa uppgift att skapa ett starkt business case inför förändringen och lägga fram övertygande argument med fokus på de faktorer som ledningen motiveras mest av.

process-icons

När du skriver ett business case är det vissa punkter du bör tänka på för att få stöd från beslutsfattarna. Oavsett vad förslaget handlar om så baserar de flesta beslutsfattare sina beslut på följande områden. Genom att tydligt visa hur ditt förslag kommer att påverka dessa områden ökar sannolikheten för att du får det stöd du behöver.

  1. Direkt värde
    De flesta chefer är angelägna om att säkra eller öka försäljningen av företagets produkter och tjänster. Du bör beskriva hur förbättringarna av HR-systemet kommer att leda till ett bättre resultat samt var det finns potentiella kostnadsbesparingar.
  2. Marknadsandel
    Om företaget har ambitiösa tillväxtplaner kommer ledningen troligen att prioritera vunna marknadsandelar framför kostnadsminskningar. Visa hur den lösning du föreslår skulle professionalisera organisationen, göra det enklare att få nya kunder och öka försäljningen.
  3. Riskminimering
    Chefer vill veta vilka risker och fördelar det finns med digitaliseringen. Du behöver visa hur lösningen kommer att minska de risker företaget utsätts för i dag, t.ex. vad gäller att attrahera och behålla talanger, GDPR-efterlevnad, behörighetsadministration etc.
  4. Kvalitet
    Produkter och tjänster av dålig kvalitet leder till kostsamma byten, övertid, avvikelsehantering etc. Dessutom riskerar man att tappa kunder och få dåliga referenser. Visa hur lösningen kan hantera och minska kvalitetsbrister.
  5. Leveransförmåga
    Ofta läggs det onödigt mycket tid och energi på att se till att saker levereras i tid. Visa hur den lösning du föreslår kan minska de problem och kostnader som är kopplade till att släcka bränder, omprioritera, ha krismöten med kunder mm.
  6. Renommé
    Ledningen bryr sig om företagets renommé och hur det kan påverkas av exempelvis negativ publicitet eller rättsprocesser. Visa hur verksamheten lättare kommer att kunna efterleva lagar och bestämmelser samt undvika straffpåföljder.

När ni fått grönt ljus

Om ditt förslag gått hem och du fått ledningens stöd är det dags att gå vidare och välja leverantör. Det innebär att du behöver förbereda dig lite. Innan du skriver klart din lista över kandidater och börjar träffa leverantörer bör du fundera på några viktiga frågor.

Ett lyckat val av HR-system är ett resultat av bra planering. Hur företaget påverkas är minst lika viktigt som valet av själva tekniken.

Viktigt att komma ihåg

Beskriv ditt mål, syfte och vision, vad du vill uppnå för organisationen och vilka problem det valda systemet ska lösa. Leverantören ska kunna stödja dig i denna vision.

Det kan ta tid från att du påbörjar valet av HR-system tills att ett kontrakt är tecknat. Du kan förvänta dig att det tar upp till tolv månader, men beroende på dina behov och hur många lösningar du tittar på kan det ta ännu längre. Det här kan låta som en överdrift, men det tar tid att definiera urvalskriterier och sedan jämföra dem med olika lösningar innan man fattar ett beslut. De företag som har tagit sig den tiden menar att det är tålamodsprövande men i slutändan ändå värt det.

När du är nöjd med urvalskriterierna gör du en lista över vilka behov ni har samt beskriver en framtida HR-process som du kan presentera för leverantörerna. Vi rekommenderar er att hålla listan över leverantörer relativt kort (inte fler än fem) och att ni ber om referenser innan ni bokar säljmöten och demonstrationer. Därigenom får ni en överblick över vad leverantörerna erbjuder och hur de är att samarbeta med – innan ni får deras säljpresentation.

Tänk långsiktigt, ta ett helhetsgrepp och se till att företagets strategi står i centrum för förändringsprocessen. Fundera på hur du vill att organisationen ska fungera när processen är avslutad, snarare än att fokusera på de rutiner ni har i dag.

Om du tror att ni kommer att behöva digitalisera fler delar senare ska du se till att den lösning ni väljer möjliggör det. Man kan börja med ett viktigt område – t.ex. HR-masterdata – och sedan sikta på att expandera när organisationen är redo för det. Om du vill göra så bör du ta reda på om leverantörens moduler har samma gränssnitt eftersom det får medarbetarna att uppfatta nya tillägg som en del av ett och samma system, vilket gör det enklare att lägga till ytterligare moduler i framtiden.

GDPR och datasäkerhet

gdpr-iconI dag ligger fokus mer än någonsin tidigare på insamling, lagring och användning av HR-data. Det är viktigt att välja ett system som både uppfyller dataskyddskraven och som hjälper HR och ledningen att fatta beslut baserade på korrekta, relevanta data.

I maj 2018 trädde EU:s dataskyddsförordning i kraft. Den ställer högre krav på datasäkerhet och integritetsskydd för alla företag som samlar in eller jobbar med personuppgifter tillhörande medborgare i EU och EES. Data om medarbetare omfattas också av GDPR. Förordningen ställer inte bara högre krav på IT- och HR-avdelningar utan även på leverantörer av HR-system. Leverantörerna omfattas nu av högre krav när det gäller databehandling. De höjda säkerhetskraven är naturligtvis intressanta för er ur ett datasäkerhetsperspektiv, men de påverkar även det ansvar ni har att investera i ett nytt HR-system som uppfyller kraven i GDPR.

Vi ska nu titta närmare på en av de viktigaste faktorerna som man bör ha i åtanke när man funderar kring GDPR och valet av HR-system.

  • När ni investerar i ett HR-system kommer ni att behandla medarbetarnas personuppgifter. Det innebär att ni bör känna till relevanta förordningar så att ni kan bedöma huruvida systemet och leverantörens rutiner uppfyller kraven. Det kan vara en bra idé att ta in en extern expert för detta, eller rådgöra med företagets integritetsansvariga.
  • Det skiljer sig mellan hur leverantörer av HR-system förhåller sig till GDPR och vad de gör för att garantera era medarbetares personuppgifter. Kontrollera särskilt om de kan förklara och dokumentera hur deras system uppfyller kraven.
  • Även om ett HR-system uppfyller de striktare GDPR-kraven är det ingen garanti att leverantören har bra säkerhetsrutiner. Se till att granska deras rutiner och rådgör med jurister och teknikexperter om så behövs.
  • Om ni väljer en Software as a Service-lösning (SaaS) från en leverantör utanför EU/EES kan det tänkas att era personuppgifter kommer att lagras på servrar utanför detta område. Om så är fallet ska ni titta extra noga på vad det ställs för GDPR-krav för data som lagras i andra länder och hur de ska hanteras för att kraven ska uppfyllas.

I GDPR finns det specifika krav på att HR-system ska ge full kontroll över personaluppgifter. I detta ingår inbyggd integritet, migration och export av data, radering och åtkomst till personuppgifter. Genom att välja en lösning som kan stödja flera processer, t.ex. LMS, masterdata, frånvaro etc., går det betydligt lättare att uppfylla kraven i GDPR eftersom alla data finns samlade i ett system.

Välja system

On-premise eller SaaS

Förr när man köpte ett IT-system köpte man en licens och installerade en databas på en server, som antingen fanns hos en leverantör eller lokalt. Ibland behövde man installera ett program på varje dator. Sådana system, ofta kallade "on-premise", kunde ofta anpassas efter företagets behov så länge man var villig att betala för det. Uppgraderingar gjordes vartannat eller vart tredje år. Det kunde ta flera månader och kostnaden kunde bli betydande.

cloud-iconI dag köps HR-system ofta som en Software as a Service-lösning som levereras och hanteras från molnet, dvs. att den finns i ett speciellt datacenter. Lösningen når man via en webbläsare och en säker inloggning. SaaS-leverantörer gör cirka 3-4 uppdateringar per år, vilket bara tar några minuter. Kunderna har därmed alltid tillgång till den senaste programvaruversionen.

I dag finns det färre leverantörer av on-premise-lösningar, men det är ändå viktigt att förstå att när man väljer mellan en sådan och en molnlösning så kan vissa leverantörer falla bort ur urvalsprocessen.

Vanliga frågor till leverantörer – och dig själv!

Allmänna frågor

  • Finns systemet som SaaS-lösning (Software as a Service) eller är den on-premise?
  • Kan du beskriva implementerings- och utrullningsplanen?
  • Uppfyller systemet GDPR-kraven? Var lagras data och, om det är utanför EU/EES, uppfyller även serverhallen integritetsbestämmelserna?
  • Hur skalbart är systemet med tanke på antal användare, datakapacitet och utvecklingsmöjligheter?
  • Hur stödjer detta system våra specifika HR-processer?
  • Är det användarvänligt? Fråga om du kan få testa systemet själv eller få referenser från andra kunder.
  • Hur flexibelt är systemet? Kan det anpassas till våra behov?
  • Är systemet modulbaserat? Om ja, hur är modulerna uppdelade och går det att börja med en och utöka senare?
  • Vad har användare på olika nivåer för rätt att hantera behörigheter?
  • Hur flexibelt är systemet vad gäller översättning/lokalisering och finns det lokal support?
  • Finns det en plan för framtida systemutveckling?
  • Hur ofta uppdateras systemet, kommer det nya versioner och hur fungerar implementeringen?
  • Kan vi själva göra modifieringar i systemet?
  • Vilka säkerhetsfunktioner finns i systemet?
  • Går det (enkelt) att integrera det med andra system?
  • Har ni några garantier för upptid, buggrapportering, releaseplaner etc.?

Pris och driftskostnader

  • Vad är licens-/abonnemangskostnaden och vad ingår? Ingår det exempelvis uppgraderingar, support etc.?
  • Vad blir totalkostnaden under 3–5 år?

Leverantören

  • Var är ni baserade och vad kan ni om den nordiska affärskulturen? Erbjuder ni support på vårt språk? Hur hanterar ni internationella kunder/kontor?
  • Kan vi få se vilka meriter de konsulter som ska ansvara för implementeringen har?
  • Vad säger andra kunder om sina erfarenheter, produkten, supporten och servicen?
  • Hur är er företagskultur? (Se till att leverantörens företagskultur överensstämmer med er egen och att ni fungerar bra ihop.)
  • Är det här en leverantör vi kan lita på och samarbeta med under många år?
  • Kan vi få titta på ert produktsortiment? Detta kan leda till att ni slipper vända er till flera leverantörer för att ni ska hitta det ni behöver.
  • Uppfyller leverantören GDPR-kraven? Vilka dataskyddsåtgärder använder ni vanligtvis?

Slutsats

Vi hoppas att det detta varit till hjälp, oavsett hur långt ni har kommit med era planer. Det viktigaste du ska ha fått med dig från denna guide är:

  • Tänk alltid på vilka problem som det valda HR-systemet är tänkt att lösa. Det är viktigt att komma ihåg att programvaran bara är ett medel för att uppnå ett övergripande mål, inte en slutpunkt.
  • Utforma ett business case som visar ledningen vilken positiv inverkan ett effektivt HR-system skulle få på företaget som helhet.
  • Välj leverantör med omsorg; ni kommer troligen att använda det HR-system ni väljer i många år.
  • Välj en leverantör som är flexibel och som fungerar ihop med er egen kultur. Betrakta er leverantör som en partner som ska hjälpa er att nå era organisatoriska mål och HCM-mål.

Om du vill prata med oss om era HR-systembehov är du välkommen att ta kontakt för att diskutera alternativen, även om ni inte ännu är redo att börja välja leverantör. Kontakta oss så ordnar vi en workshop eller demo när det passar er.

Läs fler artiklar på vår blogg: blog.catalystone.com

Se CatalystOne mjukvara in action

Den här videon ger dig en övergripande översikt och känsla för CatalystOne HR-system. Boka en demo genom att klicka på knappen nedan, så ordnar vi en skräddarsydd demo för dina specifika behov.

Ladda ner en pdf-version av köpguiden

Fyll i formuläret nedan för att ladda ner en pdf-version av "Köpguide till HR-system för nordiska företag".